POLÍTICAS DE TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO PESSOAL:
PRIMEIRO: GENERALIDADES
Temos especial interesse em proteger e respeitar sua informação e dados pessoais, por isso criámos estas políticas de tratamento da informação, de acordo com a lei 1581 de 2012 e o decreto regulamentário 1377 de 2013.
1.1.- Introdução.
O HOTEL, os demais hotéis GHL, as sociedades que os operam e a GHL LOGÍSTICA GHL poderão recolher dados pessoais de seus usuários, clientes ou visitantes, através dos diferentes meios destinados para o acesso aos serviços prestados por estes. Em qualquer dos casos, o recolhimento será realizado sob a autorização expressa do titular dos dados e o tratamento destes estará sujeito ao estabelecido pela lei.
A informação pessoal objeto das considerações aqui estabelecidas poderá ser recolhida pelo Hotel através da página web Howard Johnson & Suites Córdoba , mediante a visita ou l aquisição de serviços oferecidos na plataforma.
As considerações aqui estabelecidas serão consideradas aceites pelo Titular da Informação, quando este visitar ou fizer uso da página web Howard Johnson & Suites Córdoba e/ou quando insira dados ou informação pessoal através das funções estabelecidas para tal, independentemente do fim em causa.
1.2.- Princípios gerais.
A obtenção e recolhimento de dados pessoais, tal como seu uso, tratamento, processamento, intercâmbio, transferência e transmissão destes por parte do HOTEL, os demais hotéis GHL, as sociedades que os operam ou a GHL LOGÍSTICA, estará sempre sujeita aos princípios de legalidade, liberdade, veracidade, transparência, segurança, confidencialidade, principio de acesso e de circulação restringida.
1.3.- Definições legais.
Em conformidade com a lei 1581 de 2012 e o decreto 1377 de 2013, as seguintes definições regerão as políticas de tratamento da informação pessoal.
1.3.1.- Encarregado pelo Tratamento: Por encarregado pelo tratamento se entende a pessoa natural ou jurídica, pública ou privada, que por si mesma ou em associação com outros, realize o Tratamento de dados pessoais por conta do Responsável pelo Tratamento;
1.3.2.- Responsável pelo Tratamento: Por responsável pelo tratamento se entende a pessoa natural ou jurídica, pública ou privada, que por si mesma ou em associação com outros, decida sobre a base de dados e/ou o Tratamento dos dados;
1.3.3.- Base de Dados: Por base de dados se entende o conjunto organizado de dados pessoais que seja objeto de Tratamento;
1.3.4.- Dado pessoal: Por dado pessoal se entende qualquer informação vinculada ou que possa ser associada a uma ou várias pessoas naturais determinadas ou determináveis;
1.3.5.- Dados sensíveis: Por dados sensíveis se entende aqueles que afetam a privacidade do Titular ou cujo uso indevido possa gerar sua discriminação, tais como aqueles que revelem a origem racial ou étnica, a orientação política, as convicções religiosas ou filosóficas, a associação a sindicatos, organizações sociais, de direitos humanos ou que promovam interesses de qualquer partido político ou que garantam os direitos e garantias de partidos políticos de oposição, assim como os dados relativos à saúde, vida sexual e aos dados biométricos.
1.3.6.- Dado público: É o dado que não seja semiprivado, privado ou sensível. São considerados dados públicos, entre outros, os dados relativos ao estado civil das pessoas, a sua profissão ou oficio e a sua qualidade de comerciante ou de servidor público. Por sua natureza, os dados públicos podem estar contidos, entre outros, em registros públicos, documentos públicos, gazetas e boletins oficiais e sentenças judiciais devidamente executadas e que não estejam sujeitas a reserva.
1.3.7.- Transferência: A transferência de dados tem lugar quando o Responsável e/ou Encarregado pelo Tratamento de dados pessoais, localizado na Colômbia, envia a informação ou os dados pessoais a um receptor, que, por sua vez, é Responsável pelo Tratamento e se encontra dentro ou fora do país.
1.3.8- Transmissão: Tratamento de dados pessoais que implica a comunicação dos mesmos dentro ou fora do território da República de Colômbia quando tenha por objeto a realização de um Tratamento pelo Encarregado por conta do Responsável.
SEGUNDO: AUTORIZAÇÃO DO TITULAR:
Os dados fornecidos estarão sujeitos a tratamento autorizado, concedido de forma prévia, expressa e informada pelo Titular dos mesmos, diretamente ao HOTEL ou por intermédio dos demais hotéis GHL, as sociedades que os operam ou a GHL LOGÍSTICA
No entanto, a visita, subscrição ou o uso que se faça da página web Howard Johnson & Suites Córdoba constitui em si mesmo autorização prévia, expressa e informada do armazenamento, recolhimento e tratamento da informação em conformidade com a política de tratamento de dados aqui contida.
Em qualquer caso, o recolhimento de dados estará limitado àqueles dados pessoais que sejam pertinentes e adequados para a finalidade que se pretende com isso.
TERCEIRO: TRATAMENTO DA INFORMAÇÃO:
3.1.- Dados recolhidos.
O recolhimento de dados para o desenvolvimento do Tratamento e fins por este pretendidos recairá sobre os dados pessoais recebidos e armazenados pelo HOTEL, os demais hotéis GHL, as sociedades que os operam ou a GHL LOGÍSTICA, e compreenderá toda a informação fornecida ou proporcionada através da visita à página web Howard Johnson & Suites Córdoba , assim como toda aquela relacionada com os serviços ou reservas efetuadas e os dados de alojamento e hospedagem fornecidos ao HOTEL ou a qualquer dos hotéis GHL.
Sem prejuízo de que em alguns casos se trate de dados públicos, a informação recolhida será a correspondente ao nome, número de cartão de cidadão, profissão, nacionalidade, data de nacimento, endereço de correio eletrônico, preferências e interesses pessoais, trabalho ou atividade, hábitos de consumo ou hábitos de viagem, entre outros. Caso se efetue uma reserva através da página web Howard Johnson & Suites Córdoba , será recolhida a informação correspondente ao cartão de crédito apresentado para efeitos da reserva e estada.
3.2.- Tratamento a que serão submetidos os dados e finalidade do mesmo.
Os dados e a informação obtidos e recolhidos serão usados no curso normal de suas atividades comerciais, unicamente com a finalidade estabelecida nas presentes políticas de tratamento da informação, de forma a se permitir criar uma comunicação direta e efetiva com o cliente, que conduza ao estabelecimento de um vínculo mais próximo.
O tratamento consiste no envio de informação digital através de diferentes vias de comunicação, com o objetivo de contatar o titular para lhe serem enviados questionários de serviços logo após cada estada de modo a permitir a qualificação do serviço prestado, e informações sobre convites, ofertas, promoções, portefólio de serviços ou informação sobre o HOTEL ou os demais hotéis GHL, sem que em momento algum seus dados sejam facilitados, cedidos ou entregues a pessoas diferentes ou estranhas ao Hotel que recolheu a informação, ou aos hotéis e atividades vinculadas ao GHL e às atividades que desenvolve. Adicionalmente, mediante o recolhimento de dados procura-se: realizar, processar, tramitar e/ou completar reservas ou compra de alojamento hoteleiros ou outros serviços; realizar estudos internos sobre hábitos de turismo; avaliar a qualidade de nossos serviços; enviar perguntas e questionários a respeito dos serviços prestados; responder oportunamente seus pedidos, sugestões ou necessidades; comunicar convites, ofertas, promoções e informação em geral sobre o portefólio de serviços oferecidos por pessoas naturais ou jurídicas diretamente vinculadas com a operação hoteleira e especificamente com os serviços prestados pelos Hotéis GHL ou pelo GHL e as sociedades e hotéis que os operam.
A informação ou dados fornecidos que sejam recolhidos ou armazenados de acordo com as presentes políticas poderão ser partilhados, transmitidos, atualizados e/ou suprimidos entre o HOTEL, os demais hotéis GHL, as sociedades que os operam e a GHL LOGÍSTICA com o objetivo definido nas presente políticas, para serem utilizados da forma aqui estabelecida. Ao consultar a página web Howard Johnson & Suites Córdoba autoriza que sua informação e dados sejam partilhados com os prestadores turísticos aos que se refiram e aos quais suas reservas e/ou seus pedidos são apresentados.
Assume-se que toda a informação ou dados fornecidos ou depositados através da página Howard Johnson & Suites Córdoba são verdadeiros, precisos e completos e poderão ser retirados em qualquer momento, sempre que sejam considerados nocivos ou prejudiciais para seus interesses ou os interesses de um terceiro.
Os dados e em geral a informação que se recebe quando se acede à página web Howard Johnson & Suites Córdoba pode ser tanto sua como da equipe. Com o objetivo de otimizar e tornar a sua visita à página Howard Johnson & Suites Córdoba mais eficiente, poderão ser utilizados cookies e/ou web beacons, assim como poderá obter-se e armazenar-se a informação das páginas de internet visitadas, de seu endereço IP, do sistema operativo do equipamento a partir do qual está a realizar sua consulta, mediante um processo de reconhecimento e rastreio que permita identificar suas preferências e o identifica quando visitar novamente página e armazenar determinados registros, a partir de seu endereço IP. O endereço IP não é associado nem vinculado a seu nome nem a seus dados pessoais.
3.3.- Dados sensíveis e dados correspondentes a crianças e adolescentes.
Nem o HOTEL, nem os demais hotéis GHL, nem as sociedades que os operam nem a GHL LOGÍSTICA tratarão dados considerados como sensíveis, nem a o recolhimento de dados está orientado para recolher informação de carácter sensível.
A recolha de dados correspondentes a crianças e adolescentes menores de idade, e a autorização respetiva, deverá ser sempre dada através de seu representante legal e prévio exercício do menor de seu direito a ser ouvido.
O tratamento de dados correspondentes a crianças e adolescentes deverá responder e respeitar o interesse superior de crianças e adolescentes e seus direitos fundamentais.
Caso alguma pregunta possa levar a que a resposta verse sobre dados sensíveis ou dados de crianças e adolescentes, a resposta a tal pergunta terá caráter facultativo.
3.4.- Deveres do responsável pelo tratamento da informação.
Os responsáveis da informação, e/ou responsáveis e encarregados pelo tratamento de dados pessoais, se obrigam a:
a) Garantir ao Titular, em qualquer momento, o pleno e efetivo exercício do direito de habeas data;
b) Solicitar e conservar, nas condições previstas na lei, cópia da respetiva autorização outorgada pelo Titular;
c) Informar devidamente o Titular sobre a finalidade do recolhimento e os direitos que o assistem por virtude da autorização outorgada;
d) Conservar a informação sob as condições de segurança necessárias para impedir sua adulteração, perda, consulta, uso ou acesso não autorizado ou fraudulento;
e) Garantir que a informação fornecida ao Encarregado pelo Tratamento seja veraz, completa, exata, atualizada, comprovável e compreensível;
f) Atualizar a informação, comunicando de forma oportuna ao Encarregado pelo Tratamento todas as novidades a respeito dos dados previamente fornecidos e adotar as demais medidas necessárias para que a informação fornecida a este se mantenha atualizada;
g) Retificar a informação quando esta for incorreta e comunicar tudo o que for pertinente ao Encarregado pelo Tratamento;
h) Fornecer ao Encarregado pelo Tratamento, de acordo com o caso, unicamente dados cujo Tratamento esteja previamente autorizado em conformidade com o previsto na presente lei;
i) Exigir ao Encarregado pelo Tratamento em qualquer momento, o respeito pelas condições de segurança e privacidade da informação do Titular;
j) Tramitar as consultas e reclamações apresentadas nos prazos sinalados na lei;
k) Informar ao Encarregado pelo Tratamento quando determinada informação se encontra em discussão por parte do Titular, uma vez apresentada a reclamação e não tenha ainda terminados o respetivo trâmite;
l) Informar, a pedido do Titular, sobre o uso dado a seus dados;
m) Informar a autoridade de proteção de dados quando se apresentem violações aos códigos de segurança e existam riscos na administração da informação dos Titulares.
n) Cumprir as instruções e requerimentos provenientes da Superintendência de Industria e Comercio.
QUARTO: DIREITOS E FACULDADES DO TITULAR:
4.1.- Direitos do titular.
Uma vez outorgada la autorização por parte do Titular para o tratamento correspondente, este tem direito a:
a) Conhecer, atualizar e retificar seus dados pessoais. Este direito poderá ser exercido relativamente a dados parciais, inexatos, incompletos, fracionados, que induzam a erro, ou aqueles cujo Tratamento esteja expressamente proibido o não tenha sido autorizado;
b) Solicitar prova da autorização outorgada, salvo quando expressamente se excetue como requisito para o Tratamento, em conformidade com o previsto no artigo 10 da lei 1581 de 2012;
c) Ser informado pelo responsável e/ou encarregado dos dados pessoais, sob pedido prévio, do uso que foi dado a seus dados pessoais;
d) Apresentar perante a Superintendência de Industria e Comercio queixas por infrações ao disposto na lei; e) Revogar a autorização e/ou solicitar a supressão do dado quando no Tratamento não se respeitem os princípios, direitos e garantias constitucionais e legais. A revogação e/ou supressão ocorrerá quando a Superintendência de Industria e Comercio tiver determinado que no Tratamento se incorreu em condutas contrárias a esta lei e à Constituição;
f) Solicitar, em qualquer momento, ao responsável ou encarregado a supressão de seus dados pessoais e/ou revogar a autorização outorgada para o Tratamento dos mesmos, mediante a apresentação de uma reclamação, não tendo procedimento quando o Titular tiver sujeito a um dever legal ou contractual de permanecer na base de dados;
g) Acessar de forma gratuita aos dados pessoais que tenham sido objeto de Tratamento:
(i) pelo menos uma vez cada mês do calendário,
e (ii) cada vez que existam modificações substanciais das Políticas de Tratamento da informação que motivem novas consultas. Em caso de pedidos cuja periodicidade seja maior a uma por cada mês do calendário, o responsável e/ou encarregado poderá cobrar ao Titular os gastos de envio, reprodução e, em caso disso, a certificação de documentos.
4.2.- Legitimação para o exercício dos direitos do titular.
As seguintes pessoas estão também legitimadas para exercer os direitos que assistem ao titular da informação:
a) O próprio titular, que deverá fazer prova de sua identidade de forma suficiente de acordo com os meios colocados a sua disposição pelo responsável;
b) Seus beneficiários, que deverão fazer prova de tal qualidade;
c) O representante e/ou procurador do Titular, sob prévia acreditação da representação ou procuração;
d) Por estipulação a favor de outro ou para outro;
e). Os direitos das crianças ou dos adolescentes serão exercidos pelas pessoas que estejam facultadas para representá-los, sob prévia acreditação da faculdade de representação.
4.3.- Área responsável pela atenção e acompanhamento do titular.
A atenção e resposta a consultas, petições e reclamações dos Titulares respeitantes a qualquer aspeto do tratamento estará a cargo da área de informática. O Titular da informação que deseje conhecer, atualizar, retificar, solicitar prova da autorização outorgada; ser informado do uso dado a seus dados pessoais; revogar a autorização e/ou solicitar a supressão do(s) dado(s) e/ou acessar de forma gratuita a seus dados pessoais que tenham sido objeto de Tratamento, deverá solicitá-lo por escrito diretamente para o endereço eletrônico contactenos@ghlhoteis.com ou remeter a comunicação para a Avenida Calle 72 No. 6 - 30 de Bogotá. Em qualquer dos casos deve indicar-se:
a) nome completo;
b) documento de identificação;
c) endereço físico e correio eletrônico;
d) número de telefone de contato;
e) breve relação da informação e dados aos que se refere indicando expressamente o objetivo e conteúdo do pedido; e,
f) enviar os documentos que considere suportarem seu pedido.
4.4.- Procedimento para exercer os direitos de conhecer, atualizar, retificar ou suprimir informação e revogar autorização.
Os procedimentos de acesso, atualização, supressão e retificação de dados pessoais, e de revogação da autorização poderão ser antecipados mediante consultas ou reclamações, dirigidas ao endereço eletrônico contactenos@ghlhoteis.com ou para o endereço Avenida Calle 72 No. 6 – 30, de acordo com o objetivo em causa, estabelecendo como mínimo a legitimação que se possui para se efetuar o pedido e expondo de forma clara e concreta o que se pretende.
O titular da informação ou a pessoa legitimada deverá fazer acompanhar sua apresentação escrita pela prova da qualidade sob a qual atua e deverá fornecer os dados e documentos necessários para fazer prova de sua identidade e de sua qualidade.
No endereço eletrônico deverá especificar-se o motivo ou objeto da comunicação, e para tal bastará que no texto se indique que se está exercendo o direito a conhecer, atualizar, retificar, suprimir o revogar a autorização concedida.
4.5.- Procedimento para a correção, atualização ou supressão de dados e para a presentação de queixas e reclamações.
Quem estiver legitimado por lei e considere que a informação contida deve ser objeto de correção, atualização ou supressão; ou quando considere que o tratamento dado aos dados pessoais infringe normas legais, poderá apresentar, em concordância com o artigo 15 da Lei 1581 de 2012, reclamações através do endereço eletrônico contactenos@ghlhoteis.com.
As queixas e reclamações serão tramitadas de acordo com as seguintes regras:
4.5.1.- A reclamação deve ser formulada mediante pedido dirigido ao Responsável pelo Tratamento ou ao Encarregado pelo Tratamento, com a identificação do Titular, a descrição dos fatos que deram lugar à reclamação e o endereço, acompanhada pelos documentos que se queiram usar como prova. Se a reclamação estiver incompleta, será pedido ao interessado que, no prazo dos cinco (5) dias úteis seguintes à recepção da reclamação, envie o que estiver em falta. Transcorridos dois (2) meses desde a data do requerimento, sem que o solicitante apresente a informação requerida, será entendido que desistiu da reclamação.
Caso a pessoa que receba a reclamação não seja competente para resolvê-la, a mesma deverá ser transferida a quem de direito em um prazo máximo de dois (2) dias úteis e o interessado deverá ser informado da situação.
4.5.2.- Uma vez recebida a reclamação completa, deve ser inserida na base de dados uma nota que diga “reclamação em trâmite" e o motivo do mesmo, em um prazo não superior a dois (2) dias úteis. A referida nota deve ser mantida até a reclamação estar decidida.
4.5.3.- O prazo máximo para responder à reclamação será de quinze (15) dias úteis a contar a partir do dia seguinte ao da data de seu recebimento. Quando não for possível responder à reclamação dentro do referido prazo, terá de se informar o interessado sobre os motivos da demora e a data em que se responderá a sua reclamação que, em caso algum, deverá ultrapassar os oito (8) dias úteis seguintes ao vencimento do primeiro prazo.
4.6.- Consulta e acesso à informação.
As consultas de dados pessoais contidos na base de dados do HOTEL serão respondidas mediante pedido escrito através do correio eletrônico contactenos@ghlhoteis.com.
As consultas serão respondidas em um prazo máximo de dez (10) dias úteis contados a partir da data de seu recebimento. Quando não for possível responder à consulta dentro do referido prazo, terá de se informar o interessado antes do vencimento dos dez (10) dias úteis, expressando os motivos da demora e apresentando a data em que se responderá à consulta, a qual, em caso algum, deverá ultrapassar os cinco (5) dias úteis seguintes ao vencimento do primeiro prazo.
QUINTO: SEGURANÇA.
5.1.- Segurança no tratamento da informação.
Os dados recolhidos serão sempre tratados com confidencialidade pelo que não serão facilitados, cedidos ou entregues a pessoas diferentes ou estranhas ao Hotel, à GHL ou às sociedades operadoras, ou a quem possua autorização legítima para tal.
5.2.- Transferência e transmissão de dados.
Caso se subscreva um contrato com uma terceira pessoa profissional e com experiência no tratamento e uso de bases de dados, o responsável subscreverá o contrato de transmissão de dados pessoais a que se refere o artigo 25 do decreto 1377 de 2013.
SEXTO: DIFUSÃO E VIGÊNCIA.
6.1.- Meios de difusão das políticas de tratamento da informação e do aviso de privacidade.
O presente documento, mediante o qual se estabelecem as políticas de tratamento da informação sobre dados pessoais recolhidos estará publicado de forma permanente no Howard Johnson & Suites Córdoba para que possa ser consultado por quem estiver interessado.
No momento em que se solicitar a autorização expressa do Titular para o tratamento de dados, o mesmo será informado sobre os objetivos específicos para os quais se pretende obter sua autorização e será informado sobre a Política de Tratamento e os direitos que o assistem como Titular.
6.2.- Entrada em vigência das políticas de tratamento da informação.
O recolhimento, o armazenamento, o uso e a circulação de dados pessoais, de acordo com as considerações aqui estabelecidas, serão realizados e mantidos enquanto se mantenha vigente a necessidade de comunicação direta com o cliente e não existam formas mais eficientes de o fazer, de acordo com os objetivos propostos pelo Tratamento. Caso o objetivo não possa ser alcançado mediante o Tratamento dado aos dados pessoais, serão os mesmos suprimidos de forma permanente da base de dados.
O presente documento entrou em vigência no dia 1 de fevereiro de 2016.
6.3.- Procedimento caso ocorram modificação das políticas.
Caso se proceda a modificações das políticas de tratamento de dados pessoais aqui consagradas, as mesmas serão notificadas e comunicadas através desta mesma página web, antes da entrada em vigência das mesmas.
6.4.- Incorporação das condições de uso da página Web Howard Johnson & Suites Córdoba .
Em conformidade com as normas aplicáveis, a política de tratamento da informação faz parte integral dos prazos e condições de uso da página web Howard Johnson & Suites Córdoba .
6.5.- Responsável pela informação
A sociedade LOGÍSTICA GHL SOCIEDADE POR AÇÕES SIMPLIFICADA, com NIT 90076001-06 assume a qualidade de responsável e encarregada pelo tratamento de dados pessoais, juntamente com cada uma das sociedades operadoras vinculadas que tiverem procedido ao recolhimento de informação. Quando a informação tiver sido recebida ou recolhida por alguma de suas sociedades vinculadas, com expressa autorização para ser transferida, a LOGÍSTICA GHL SOCIEDADE POR AÇÕES SIMPLIFICADA será responsável pelo tratamento.
Qualquer comunicação poderá ser endereçada para Calle 72 # 6-30 andar 13 de Bogotá, ou pelo endereço eletrônico contactenos@ghlhoteis.com.